BiT Purchasing & Warehouse (P&W)

Adalah sebuah sistem aplikasi untuk memudahkan proses pengadaan barang, mulai dari pemasukan Purchasing Requisition (PR), lalu proses pembuatan Purchasing Order (PO), hingga penerimaan barang di gudang (Goods Received / GI) dan pengambilan barang oleh user (Goods Issued / GI).

Semua proses dilakukan secara in-line dalam sistem, sehingga tidak perlu mencetak form dan tanda tangan secara manual (paperless).

  • User di setiap department/section memasukkan data PR sendiri-sendiri.
  • PR otomatis akan muncul pada komputer Manager untuk pemeriksaan (PR Checking). Manager bisa mengedit, lalu Submit atau Reject.
  • PR yang disubmit oleh manager otomatis akan muncul pada komputer Budget Control, dimana bisa di-Approved atau di-Reject.
  • PR yang Approved akan muncul pada komputer Director untuk persetujuan pembelian (PR Approval).

Selanjutnya:

  • PR yang sudah Approved akan muncul pada komputer petugas Purchasing.
  • Petugas Purchasing akan membuat PO berdasarkan PR-PR yang sudah Approved, bisa menggabungkan beberapa PR ke dalam satu PO, atau memecah PR menjadi beberapa PO, atau membuat PO tanpa PR (tergantung kebijakan manajemen).
  • PO yang sudah dibuat akan muncul pada komputer Manager Purchasing untuk PO Checking. Manager bisa mengedit dan Submit, atau Reject.
  • PO yang sudah diperiksa akan muncul pada komputer Budget Control untuk persetujuan.
  • PO yang sudah Approved kemudian bisa diprint atau langsung send sebagai email attachment (format PDF) ke vendor/supplier.



Selanjutnya:

  • Ketika barang yang diorder datang, bagian gudang memasukkan data penerimaan (Goods received / GI). Pemasukan data sangat mudah karena tinggal memilih PO dalam sistem, maka item-item dalam PO tersebut akan muncul.
    Barang datang boleh sekaligus, atau bisa bertahap sesuai skedul pengiriman.
    PO status otomatis mengikuti apakah delivery masih partial (masih ada outstanding) atau sudah complete.
  • Pemasukan data GI otomatis akan menambah stock barang, dan informasi stock ini otomatis tersedia dalam sistem untuk dilihat oleh siapa saja/pihak yang membutuhkan (dan diberi hak untuk melihat informasi stock).
  • Ketika user akan mengambil barang, user bisa mengisi sendiri form GI (Goods Issued) di dalam sistem sehingga tidak membebani petugas gudang (tergantung kebijakan manajemen apakah perlu diisi sendiri atau dilakukan oleh petugas gudang).
  • Ketika user mengambil barang, petugas gudang bisa memanggil GI yang sudah dimasukkan dan memeriksa kesesuaian dengan kondisi fisik pengambilan barang, lalu memproses GI. GI yang sudah diproses akan mengurangi stock dan mengupdate informasi stock secara otomatis.

Inventory Control:

  • Pada aplikasi Warehouse tersedia juga fungsi-fungsi untuk pengendalian stock, seperti Stock Opname (SO), Stock Correction (SC), dan Stock Information (SI).
  • Dengan fasilitas-fasilitas yang tersedia dalam sistem aplikasi ini, penanganan stock barang menjadi mudah dan cepat, dan informasi yang dihasilkan menjadi akurat.
  • Metode pencatatan dan penilaian stock yang digunakan adalah FIFO (First In First Out), dan tersedia Stock Card yang disusun secara perpetual (otomatis di dalam sistem) sehingga bisa diketahui kronologi barang masuk dan barang keluar termasuk dengan harga yang tepat (informasi harga bisa ditampilkan atau tidak, tergantung kebijakan manajemen).

Implementasi:

  • Sistem aplikasi P&W bersifat customized atau tailor made.
  • Fungsi dan prosedur yang diuraikan di atas adalah salah satu contoh implementasi yang sudah dilakukan, namun bisa berbeda sesuai dengan kondisi perusahaan yang akan memakai.
  • Bentuk form data dan report disesuaikan dengan System & Procedure yang berlaku pada perusahaan.
  • Kami akan melakukan “assessment” untuk mengumpulkan form dan report yang diinginkan perusahaan, lalu berdiskusi dengan user dan manajemen agar sistem aplikasi menjadi applicable dan user friendly.
  • Development diperlukan untuk menyesuaikan sistem dengan kondisi/kebutuhan perusahaan.
  • Instalasi database dan client program.
  • User training.
  • Kami akan membantu memasukkan data yang sudah ada (existing) ke dalam sistem sehingga sistem aplikasi bisa cepat digunakan.
  • Pembimbingan / assistancy kepada user.
  • Warranty, dimana jika ada problem atau modifikasi bisa dihandle tanpa charge tambahan.

Siapa yang membutuhkan sistem P&W?

  • Sistem P&W sangat dibutuhkan pada perusahaan manufacture dimana frekwensi pembuatan PR dan PO sangat tinggi, serta manajemen stock agar tidak terjadi kekurangan stock barang yang akan mengganggu jalannya operasional perusahaan.
  • Semua perusahaan / kantor / instansi / organisasi yang membutuhkan fasilitas untuk memudahkan / merapikan proses pengadaan barang dan manajemen stock / inventory.

Berapa harga / biayanya?

  • Harga atau biaya implementasi P&W sangat murah dibandingkan dengan loss yang terjadi akibat kerancuan dalam prosedur administrasi pengadaan barang dan manajemen stock.
  • Harga atau biaya implementasi P&W tergantung pada kustomasi yang diperlukan agar sesuai dengan kondisi dan kebutuhan pada perusahaan pemakai. Untuk itu kami membutuhkan "user requirement" dari anda dan kita bisa mendiskusikan penawaran terbaik bagi anda.
  • Harga P&W tentu lebih murah daripada membuat (develop) sendiri.

Keunggulan Sistem P&W:

  • Sudah implementasi sehingga proven.
  • Customizable, sehingga very suitable dengan kondisi dan sispro perusahaan.
  • User friendly, mudah digunakan oleh user.
  • Fleksibel dalam mengatur hak pemakai, setiap pemakai bisa diberi hak yang berbeda sesuai tugasnya atau sesuai kelompok user.
  • Lengkap, semua fungsi yang dibutuhkan sudah tersedia.

Apa yang perlu anda lakukan sekarang?

  • Tulis email kepada kami untuk melakukan presentasi di kantor anda.
    Email: office@BimaSakti-IT.com
    WA: 0822 6001 7525